Bereits seit vielen Jahren wurden einzelne Sammlungen im Rahmen von Projekten mit Hilfe der KUG-Plattform OpenBib als eigenständige Portale unseren Nutzern angeboten – im KUG heissen sie Sichten oder Views. Zu nennen sind hier u.a. unsere Portraitsammlung, die digitale Einband– und Umschlag-Sammlung, die Landschaftbilder, die Historischen Bestände im Rheinland oder die Richter-Bibliothek.

Allen gemeinsam ist, dass sie auf Grundlage nur einer Software-Installation von OpenBib realisiert sind – wie auch die Sichten des Standard-KUG, des KUGlight usw. Insgesamt kommen derzeit so 185 separate Sichten mit ihren verschiedenen Einsprüngen zustande.

Ermöglicht und handhabbar wird das aber erst durch die verschiedenen Abstraktionsebenen im KUG – Datenbanken, Sichten und Profile (zur Gruppierung von Datenbanken/Sichten), die bequem über ein Web-Frontend verwaltet werden können.

Durch sie wird ein Kontext vorgegeben, in dessen Abhängigkeit sich Templates und CSS-Dateien geschickt plazieren lassen, um so den Aufwand für die Realisierung eines neuen Portals zu minimieren.

Die Universitäts- und Stadtbibliothek Köln verfügt über eine große Zahl an Sammlungen, die jedoch im Gesamtbestand  aller Katalogtitel leider weitgehend untergehen – vielen Nutzern erschließt sich nicht, welche Sammlungen wir überhaupt haben.

Aus diesem Grund haben wir begonnen, Kriterien für deren Identifikation zu bestimmen, um dann in einem ersten Schritt die jeweilige Sammlung aus dem Gesamtbestand zu extrahieren und in eine eigene Datenbank in der KUG-Plattform einzuspielen.Die Sammlungsbestände werden so – jeder für sich – aus der Anonymität des gesamten Kataloges herausgelöst und getrennt ansprechbar.

Dazu nutzen wir ein einfaches Konvertierungs-Plugin, das für die Bildung des jeweiligen Teilbestandes sorgt. Sehr vorteilhaft ist hier die eigenständige Datenhaltung in einer SQL-Datenbank und einem Suchmaschinenindex in der KUG-Plattform, mit der Sammlungen auch aus verschiedenen Erfassungssystemen dort zusammengeführt werden können. Das ist umso wichtiger, da etliche Sammlungen an der Universität zu Köln gerade nicht im USB-Katalog nachgewiesen sind, wir aber eine Gesamtlösung anstreben. Das Spektrum der vorhandenen Daten reicht hier von der einfachen Excel-Datei bis zum spezialisierten Erfassungsystem.

Für jede dieser Sammlungen erstellen wir eine eigene Portalsicht, in der die Bestände beschrieben und über Recherchemöglichkeiten, Übersichten und/oder Register für die Nutzer zugänglich gemacht werden. Mit dieser individuellen Präsentation möchten wir unserer Wertschätzung einer jeden Sammlung und eines jeden Sammlers Ausdruck verleihen und unsere Nutzer auf diese verborgenen Schätze aufmerksam machen.

Zusätzlich sollen alle Sammlungen später auch zusammen in einem eigenen Portal recherchierbar sein – eine zentrale Recherche ala KUG wird dann auch für alle Sammlungen möglich sein . Die Einbeziehung aller verfügbaren Sammlungen in die KUG Portalsicht unter kug.ub.uni-koeln.de ist derzeit nicht geplant.

In den letzten Tagen konnten auf diese Weise drei Sammlungen in eigenen Portalen fertig gestellt werden – zwei aus der USB und eine aus der Universität. Der Aufwand bestand lediglich in 14 zu ändernden Templates für alle Sammlungen sowie 5 Templates für jede einzelne USB-Sammlung, wie die von H. C. Artmann.

Es sind dies:

Die Abklatsch-Sammlung der Arbeitsstelle für Papyrologie, Epigraphik und Numismatik der Nordrhein-Westfälischen Akademie der Wissenschaften und der Künste am Institut für Altertumskunde der Universität zu Köln unter http://abklatschsammlung.ub.uni-koeln.de/

Die Sammlung Gertrud von Le Fort unter http://lefort.ub.uni-koeln.de/

Die H. C. Artmann-Sammlung Knupfer unter http://artmann.ub.uni-koeln.de/

Insgesamt haben wir allein im USB-Bestand schon mehr als 30 Sammlungen mit Selektionskriterien identifizieren und in eigene Kataloge der KUG-Plattform einspielen können. Dazu kommt zukünftig noch eine unbestimmte Anzahl aus der Universität. Für diese Sammlungen werden wir in den nächsten Tagen und Wochen sukzessive eigene Portale aufbauen und freischalten.